La prescripción de los derechos laborales frente al Estado y los mecanismos probatorios para evitar su configuración

En Colombia, un número significativo de contratistas que prestan servicios al Estado en condiciones propias de un contrato realidad actúan bajo la errónea creencia de que, al momento de presentar una demanda judicial, el juez reconocerá de manera automática la totalidad del tiempo efectivamente laborado, con independencia del momento en que se ejerza la acción. Esta percepción desconoce que los derechos laborales están sujetos a la prescripción trienal y que, como regla general, la continuidad del vínculo se ve afectada cuando entre contratos sucesivos existen interrupciones superiores a treinta (30) días hábiles, circunstancia que puede tener efectos directos sobre el cómputo del tiempo reclamable.

En consecuencia, las acreencias derivadas de una relación laboral, tales como primas, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías solo pueden reclamarse judicialmente dentro de los tres años siguientes una vez finalizado la relación de trabajo. Así, si el último vínculo contractual con una entidad estatal finalizó, por ejemplo, el 31 de diciembre de 2022, y no se ejerció acción judicial antes del 31 de diciembre de 2025, dichos derechos se encontrarían prescritos.

Este fenómeno adquiere especial relevancia cuando la relación laboral no se mantiene de forma continua, como usualmente sucede en el Estado en el que se firman de manera sucesiva contratos de prestación de servicios y en algunos casos, la administración prolonga la firma por más de 30 días hábiles.

El Consejo de Estado, mediante Sentencia de Unificación SUJ-025-CE-S2-2021, estableció que cuando entre un contrato y otro transcurren más de treinta (30) días hábiles sin vínculo contractual, se presume la existencia de una interrupción o solución de continuidad en la relación. Esta presunción tiene efectos directos sobre el cómputo de la antigüedad y, por ende, sobre la prescripción de los derechos laborales.

En un caso ilustrativo, si una persona prestó servicios de manera sucesiva entre los años 2015 y 2025, pero en el año 2020 existió un periodo de treinta y cinco (35) días hábiles sin contrato y no logró demostrar que continuó prestando el servicio durante ese lapso, la relación se entendería dividida en dos etapas. Si la demanda se presenta en 2025, los derechos derivados del periodo comprendido entre 2015 y 2020 ya se encontrarían prescritos.

En la práctica administrativa, es frecuente observar que los contratos finalizan a mediados del mes de diciembre y se reanudan a finales de enero del año siguiente o inclusive en febrero. Esta dinámica, en algunos casos, responde a estrategias orientadas a permitir que se configure la prescripción y a desincentivar la eventual presentación de demandas por la figura del contrato realidad.

No obstante, el Consejo de Estado ha precisado que el plazo de los treinta días hábiles no constituye un criterio absoluto. Cuando el contratista logra demostrar que la entidad actuó de mala fe para retardar la suscripción del contrato ya sea solicitando reiteradamente documentos o retrasando la firma del contrato hasta superar el término de treinta días, o que fue compelido a continuar prestando el servicio sin respaldo contractual bajo instrucciones directas de la entidad en continua subordinación, la continuidad de la relación puede mantenerse para efectos del reconocimiento de derechos laborales.

El principal desafío en estos escenarios es de carácter probatorio, pues recae sobre el contratista la carga de demostrar que, en la realidad, nunca dejó de prestar el servicio. Para ello, resulta fundamental la recolección oportuna de medios de prueba, entre los cuales se destacan:

– Comunicaciones electrónicas: En las que evidencien la dilatación del proceso contractual, tales como correos en los que se solicitan documentos, ajustes a propuestas de honorarios o aclaraciones reiteradas que prolongan injustificadamente el trámite.

– Registros electrónicos de actividad laboral: Como correos enviados desde cuentas institucionales o enviados al correo personal del contratista, documentos cargados en servidores de la entidad durante el periodo en el que no existía contrato formal.

– Instrucciones directas impartidas por superiores jerárquicos o coordinadores: Incluyendo mensajes de aplicaciones de mensajería instantánea en los que se asignan tareas, se solicita asistencia a reuniones o se imparte dirección funcional durante los días sin contrato.

– Pruebas de acceso físico a las instalaciones de la entidad: tales como registros de ingreso biométrico, bitácoras de vigilancia o planillas de control de acceso.

– Un compañeros de trabajo: Tener personas que se encuentren en situaciones similares y que puedan dar fe de la efectiva prestación del servicio pese a la ausencia de contrato firmado.

La prescripción de los derechos laborales frente al Estado constituye un riesgo real y frecuente para los contratistas. Su prevención exige no solo el ejercicio oportuno de las acciones judiciales, sino también una actitud diligente en la conservación de pruebas que permitan demostrar la continuidad real de la relación laboral, aun en aquellos periodos en los que la entidad haya omitido o dilatado la formalización contractual.

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